专题会议服务
市委专题会议是市委有关领导召开的研究讨论某一专项问题的会议。做好市委专题会议服务工作,需要注意3个问题15个工作环节。
一、会前准备
1.拟定方案。接到市委领导召开市委专题会的指示后,根据会议主持
人要求及会议内容,立即与议题汇报部门联系,了解有关情况,制定会议方案,按程序报市委秘书长或有关副秘书长审核后,呈送会议主持人审定。专题会方案内容包括会议名称、时间地点、主题、主持人、汇报人、会议开法、参会人员范围、新闻报道等。
2.印发通知。会议方案审批通过后,及时印制会议通知,告知有关单位和参会人员。通知内容主要包括会议名称、时间地点、内容、起止时间、主持人、参会人员范围、会议要求及注意事项、会议联系人等。
3.准备材料。专题会议需要听取书面汇报的,会前及时协调相关部门准备汇报材料、领导参阅的背景资料等。对会议材料,要严格把关,保证材料内容真实准确。
4.落实人员。会议通知发出后,迅速电话落实参会人员。因故不能参加会议的,及时将其姓名、职务、请假事由等情况报告会议主持人、市委秘书长或分管副秘书长。
5.布置会场。协调做好会场安全保卫、水电空调、会后用餐、多媒体等准备工作。对参会人员较多的专题会议,按照会议规定,为市委领导、参会人员摆放桌牌,并确定汇报席,汇报席一般设在召集会议的市委领导正对面。
6.分发材料。市委专题会议属于小型会议,参会人数相对较少,会议材料一般提前放置在参会者桌面上。
7.会前检査。会议前半小时,逐一检査每位参会人员桌前摆放的办公文具是否齐全,话筒、音响、照明、空调、投影等设备是否正常,确保不出现疏漏。
二、会中服务[编辑 | 编辑源代码]
1.会议签到。工作人员一般提前40分钟到达会议签到处,引导参会人员入座,并提醒关闭手机或将声音调到静音。
2.会间服务。时刻注意会议进展情况,做好市委领导临时交办的事项,酌情处理好来文来访工作,严格控制无关人员进人会场。
3.做好记录。真实地记录会议内容和过程,对会议形成的决议,参会人员提出的建议、问题,发言人发表的观点、论据等,要尽量记得具体详细。
4.清理会场。会议结束后,及时检査会场,回收会议文件、材料,对与会人员遗漏的文件和物品及时送还。
三、会后督办[编辑 | 编辑源代码]
1.完善记录。会议结束后,根据会议材料、录音、辅记等,对会议记录进行补记或追记,尽量保持会议记录的完整性和准确性。
2.起草纪要。一般在会议召开后当日或次日完成会议纪要的起草工作。会议纪要必须真实反映会议内容和决定事项,决定事项要明确完成时限和责任单位。对专业性较强的会议决定事项,送相关部门主要领导审核后,再呈送市委分管副秘书长、秘书长审核,并报经专题会议主持人审定后,印发《市委专题会议纪要》。
3.督促落实。对专题会议决定事项中要求市级领导牵头或有关区县、部门贯彻落实的,应在会议纪要印发后,即行提醒,并在规定的完成时限前进行询问。对未在规定时限内完成的,要将进展情况及时报告会议主持人。对承办单位、承办人贯彻落实专题会决定事项确有困难的,要将实际情况书面报市委分管副秘书长、秘书长,提请有关领导出面协调;对重大事项或紧急事项,建议会议主持人听取专题汇报进行研究。
4.材料归档。每次专题会议结束后,及时将会议的有关资料和会议纪要进行归档。
这项工作最关键的环节是:做好专题会议材料的收集、校核、印制等准备工作。
(来源:《办公厅工作常见的160个问题与114个失误事例》)