传真通信系统使用

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  传真通信系统是计算机通信系统的备用系统,主要用于计算机专用通信系统通信条件不具备时,实现安全传递紧急重要信息的通信方式。做好传真通信系统使用工作,需要注意4个问题12个工作环节。

一、设备检査[编辑 | 编辑源代码]

  及时检査传真通信系统的相关设备,发现异常立即采取有效措施加以解决,确保系统处于正常工作状态。

  1.检査传真机。传真机显示“Ready”为正常状态,否则状态异常,注意及时检査,补充纸张。

  2.检査通信卡。“通信准备好”和“正常”位置显示绿灯,则通信卡处于正常工作状态,否则状态异常。

  3.故障排除。发现传真机或通信卡状态异常,要立即通知技术人员排除故障。

二、发送信息[编辑 | 编辑源代码]

  1.发文登记。按照信息发送范围要求,在信息管理系统中准确登记发文内容,填写信息编号和要求对方回复的回执单。

  2.信息发送。检査确认发文的内容、页码等准确无误后,使用传真机发送信息。

  3.登记回执。信息发送后,立即通过电话确认对方信息是否收到,并督促其发送回执,检査回执无误后,在信息管理系统登记回执。

  4.发文保管。将已发送的信息保存在“待审核信息”盒中,由办文人员审核处理。

三、接收办理[编辑 | 编辑源代码]

  接收办理就是使用传真通信系统接收发来的紧急重要信息,并立即按照要求登记办理。

  1.信息接收。听到传真电话,立即手动接收,按照传真机操作流程接收信息。

  2.发送回执。检査确认接收的信息内容、页码无误后,按照回执单要求填写回执,发回发送方。

  3.登记办理。详细登记信息相关内容,填写信息编号。按照信息的送阅范围要求和信息办理相关规定进行递送,递送完成后填写签收内容。

四、日常维护[编辑 | 编辑源代码]

  日常维护就是对传真通信系统进行日常检査,确保在紧急情况下能正常工作。

  1.检査设备。每天査看传真机和通信卡工作状态,发现异常立即处理或报告技术人员。

  2.定期演练。定期模拟紧急情况,采用传真通信系统对区、县、部门实施收发演练,及时发现传真机、通信卡及发文流程中存在的问题和漏洞,确保传真通信系统始终处于正常工作状态。

  这项工作最关键的环节是:定期组织模拟演练,防止因传真通信系统平时使用较少,故障不容易及时发现,而紧急情况下不能正常使用,影响接收信息问题的发生。


(来源:《办公厅工作常见的160个问题与114个失误事例》)